Ist ein Einsatz der Feuerwehr Heiligenstadt notwendig, geht der Notruf 112 bei der Zentralen Leitstelle des Landkreises Eichsfeld ein. Dort nimmt ein Mitarbeiter alle erforderlichen Daten auf und alarmiert die Einsatzkräfte. Hierzu tragen die Feuerwehrleute rund um die Uhr einen Funkmeldeempfänger bei sich. Im Alarmfall geben die kleinen Geräte einen schrillen Ton von sich, dem eine Durchsage der Leitstelle mit Angabe von Einsatzgrund und Ort des Geschehens folgt.
Die Mitglieder der Einsatzabteilung sind verschiedenen Alarmgruppen zugeordnet. Dadurch können entsprechend der Lage alle Aktiven, die Hälfte der Kameraden oder nur eine kleine Gruppe benachrichtigt werden. Welche der genannten Gruppen alarmiert wird, ist von Einsatzstichwort und Uhrzeit abhängig und in einer Alarmordnung festgelegt. Zur Alarmierung kann die Leitstelle außerdem die fünf Sirenen in Heiligenstadt über Funk in Betrieb nehmen.
Als Ergänzung nutzt die Feuerwehr Heiligenstadt das System DIVERA 24/7. Damit können die Einsatzkräfte jederzeit ihre Verfügbarkeit mittels Smartphone, Computer oder Anruf im Festnetz melden. Zusätzlich zur Alarmierung über Funkmeldeempfänger erhalten sie eine Benachrichtigung auf ihr Handy. Per Knopfdruck können sie die Rückmeldung „Komme sofort“, „Komme später“ oder „nicht einsatzbereit“ geben. Angezeigt wird die Zahl der einsatzbereiten Feuerwehrleute auf eigens hierfür installierten Monitoren im Feuerwehrhaus.